Задание Разработка и составление схемы организационной структуры предприятия

Скачать 174.15 Kb.

Название	Задание Разработка и составление схемы организационной структуры предприятия
Тип	Документы

rykovodstvo.ru > Руководство ремонт > Документы

Симонова

Марина

Гр.: 53-М

Небольшое производство ООО «Кухонная мебель»

Задание 1. Разработка и составление схемы организационной структуры предприятия

Схема организационной структуры предприятия и расстановка связей между ними:

$c:\users\admin\desktop\1.png$

Задание 2. Расчет количества штатных единиц работников службы делопроизводства в соответствии с выбранной организационной структурой.

Hd = 0,00016 * Д^0,98 * p^0,1

1. Рассчитаем объем документооборота в год. Для этого умножим количество создаваемых в день документов на количество менеджеров и на количество рабочих дней в году.

Итак, Д^0,98 = 5 * 12 * 247 = 14820^0,98= 12230 – объем документооборота в год.

Произведем некую проверку, чтобы убедиться том, что присутствует целесообразное распределение документов между работниками. Для этого выполним следующий расчет:

(Д^0,98 / кол-во менеджеров) / 12 (мес.) = 12230/6/12 = 170 (документов в месяц на одного менеджера приходится).

2. Рассчитаем численность работников аппарата управления:

Р^0,1 = 5^0,1 = 1,2.

3. Рассчитаем количество штатных единиц работников службы делопроизводства:

Нd = 0,00016 * 12230 * 1,2 = 2,4=2,5.

Задание 3. На основании проведенных расчетов и схемы организационной структуры предприятия выбираем форму работы с документами.

Итак, в нашей организации по производству кухонной мебели выбираем такую форму работы с документами как смешанную, так как:

а) на данной предприятии объем документооборота в год составил больше 10 тыс. штук, следовательно, целесообразно и правильно работать именно с этой формой;

б) также следует отметить, что данная форма наиболее распространенная и при этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Задание 4. Разработка и составление схемы службы ДОУ организации ООО «Кухонная мебель»

Схема службы ДОУ и организационной структуры предприятия

$c:\users\admin\desktop\5.png$

Положение о структурном подразделении

по делопроизводству
$c:\users\admin\desktop\gerb tveri.jpg$

УТВЕРЖДАЮ

ООО «Кухонная мебель»

Генеральный директор

Служба ДОУ ________М.С. Симонова

подпись

01.10.2016 г.

дата

Документационное обеспечение управления

ПОЛОЖЕНИЕ

________№ ________

01.10.2016
1. Общие положения

1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом (Положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.4. Распределение штатных единиц по подразделениям:

- Секретарь-референт – 1 шт. ед.

- Финансовый отдел. Главный бухгалтер – 0,25 шт. ед.

- Производственный отдел 0,5 шт. ед.

- Отдел поставок. Менеджер по закупкам – 0,5 шт. ед.

- Отдел продаж. Менеджер отдела продаж – 0,25 шт. ед.

1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель (секретарь-референт), который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации.

2. Основные цели и задачи службы ДОУ

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами, организация, руководство, координация и контроль работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
3. Функции службы ДОУ

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

3.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

3.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

3.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.

3.4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

3.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

3.6. Осуществляет контроль над исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

3.7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы России.

3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.

3.9. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

3.10. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.
4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.

4.1.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.1.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач, и функций.

4.1.4. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы.

4.1.5. Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.

4.1.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач службы.

4.1.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.1.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.1.9. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.10. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.1.12. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

4.2.3. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.

4.2.4. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

4.2.5. Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

4.2.6. Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации.

5. Руководство

5.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

5.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

5.3. Секретарь-референт подчиняется директору предприятия.

5.4. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

5.5. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- основы гражданского, трудового законодательства;

- значение иностранного языка.

5.6. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5.7. Секретарь-референт имеет право:

- запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

- рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

- принимать решения в пределах своей компетенции.

- взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представлений необходимой информации руководству.

- самостоятельно оформлять командировочные документы, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

5.8. Секретарь-референт несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами, положением о структурном подразделении по делопроизводству и должностной инструкцией.

6. Взаимоотношения

Данный раздел устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения.

6.1. Генеральный директор предоставляет документы от службы ДОУ такие как: организационно-распорядительные (приказы по основной деятельности, решения).

6.1.1. Генеральный директор получает документы от службы ДОУ такие отчеты от различных структурных подразделений предприятия, различного рода информацию, которая потребуется на утверждение и подпись директором.

6.2. Финансовый отдел предоставляет документы от службы ДОУ такие как отчетно-статистические, финансово-бухгалтерские.

6.2.1. Финансовый отдел получает документы от службы ДОУ такие как электронные; рукописные (как финансовые планы, информационные документы - протоколы, письма, записки, необходимые для главного бухгалтера данного отдела).

6.3. Производственный отдел предоставляет документы от службы ДОУ такие как: технические (месячные отчёты о выполнении плана производства по объёму и номенклатуре, результаты ведения производственной деятельности).

6.3.1. Производственный отдел получает документы от службы ДОУ такие как докладные записки, типовые, служебные. Графики запуска / выпуска изделий, оперативные распоряжения, производственные задания, извещения об изменении плана.

6.4. Отдел поставок предоставляет документы от службы ДОУ такие как: погрузочно-разгрузочные документы.

6.4.1. Отдел поставок получает документы от службы ДОУ такие как: документацию из архива по вопросам поставок, имеющихся запасов.

6.5. Отдел продаж предоставляет документы от службы ДОУ такие как плановые, информационно-справочные.

6.5.1. Отдел продаж получает документы от службы ДОУ такие как: письменные, электронные.
Начальник службы ДОУ Подпись Д.С. Игнатьев

$c:\users\admin\desktop\без названия.png$ $c:\users\admin\desktop\images.png$ $c:\users\admin\desktop\gerb tveri.jpg$ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Кухонная мебель»

________ М.С. Симонова

01.10.2016 г.
Общество с ограниченной ответственностью

«Кухонная мебель»

ул. Декабристов, д. 37, Омск 644010

Тел.: (3812) 53-41-05, факс (3812) 53-87-15, http://www.kumebel.ru,

e-mail: [email protected] ОКПО 1487895871, ОГРН 18792336555, ИНН/КПП

4789874589/895477146

Должностная инструкция

секретаря-референта

____________ № ________

На № 02-13/36 от 01.10.16

г. Омск
1. Общие положения
1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- Законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- Приказами (указаниями) руководства предприятия;

- Нормативно-методическими материалами по организации

делопроизводства;

- Настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- основы гражданского, трудового законодательства.

1.7. Секретарь-референт должен владеть знаниями иностранных языков (английский язык).

1.8. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

1.9. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.

2. Функции

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организации делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение об оформление кадровой документации и учета (в случае

отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

Секретарь-референт должен:

3.1. Организовывать работу канцелярии.

3.2. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.3. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения

документов, информационно-справочное обслуживание и хранение

документной информации.

3.4. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.5. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.6. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.7. Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.8. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

3.9. Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

3.10. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

3.11. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

3.12. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.

3.13. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

3.14. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

3.15. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.

4. Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Организовывать работу канцелярии.

4.3. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для

выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.7. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представлений необходимой информации руководству.

4.8. Самостоятельно оформлять командировочные документы, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

4.9. Обеспечивать работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

4.10. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

4.11. Принимать меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

5. Ответственность

Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией.

6. Взаимоотношения

Секретарь-референт осуществляет взаимодействия с:

6.1. С директором предприятия – по документационному и без документному обеспечению его деятельности.

6.2. Со всеми структурными подразделениями предприятия – по вопросам документационного обеспечения управления.

6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Все взаимоотношения секретаря-референта подробно прописаны в положении о структурном подразделении по делопроизводству, которым секретарь референт непосредственно руководствуется в своей деятельности, что обозначено в данной должностной инструкции в разделе 1.Общие положения, пункте 1.4.
7. Порядок пересмотра должностной инструкции

7.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

- изменения структуры общества;

- изменения технологии документационного обеспечения;

- изменения функций секретаря-референта.

8. Иные положения

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового Кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
Начальник отдела ДОУ Подпись__________ФИО

С инструкцией ознакомлен Подпись__________ФИО

	Руководство администратора Определение права доступа для подразделения организационной структуры предприятия. 107		Техническое задание на кип. Требования к условиям размещения оборудования Схемы принципиальные электрические питания (включая схемы резервирования питания, схемы ибп, схемы питания шкафов и пультов)
	Инструкция по заполнению сопроводительной документации на автомобили... Настоящий стандарт регламентирует деятельность Отдела технического контроля, осуществляемую им в соответствии и в рамках «Положения...		План упражнения 4 Задание 1: Ролевой центр бухгалтера в Microsoft... Задание 2: Подразделения, задания и должности в организационной структуре предприятия 12
	Составление документов предприятия на персональном компьютере методические указания ...		Отчет о научно-исследовательской работе Анализ существующего состояния... Разработка схемы теплоснабжения мо «Улу-Юльское сельское поселение» на период до 2028 года
	1. Информационная база проведения анализа инвестиционного проекта Без капиталовложений невозможно длительное существование никакого предприятия: тот, кто не делает инвестиций, не увеличивает и не...		Внимание уделяется анализу структуры интеллекта, связи ее с профессиональной... В исследованиях Р. Амтхауэра большое внимание уделяется анализу структуры интеллекта, связи ее с профессиональной деятельностью....
	Внимание уделяется анализу структуры интеллекта, связи ее с профессиональной... В исследованиях Р. Амтхауэра большое внимание уделяется анализу структуры интеллекта, связи ее с профессиональной деятельностью....		19. Принципиальные электрические схемы Поскольку невозможно в данном Руководстве привести все принципиальные схемы за каждый год выпуска, ниже приводятся наиболее типичные...
	Анализирую и управляю бизнес-процессами Местоположение Проживание:... Проведение аудита и моделирование бизнес-процессов предприятий. Сбор и разработка требований, составление технического задания. Постановка...		Составление энергетического паспорта предприятия Учебно-методическое пособие по выполнению практических и лабораторных работ для студентов по специальности 13. 02. 11 «Техническая...
	2. Составление логической модели диагностирования управляемого однофазного мостового выпрямителя Разработка блока контроля исправности состояния процессора и управляющей программы (watchdog timer wdt)		Выпускная квалификационная работа: на тему: «Разработка концепции... «Разработка концепции кадровой политики предприятия на основе анализа системы управления»
	3. 2 Разработка рекомендаций по продвижению рекламной компании в ОАО «Гостиница Новосибирск» 44 Приемы и методы анализа финансового состояния предприятия. Анализ финансового состояния предприятия 5		Государственный Университет Аэрокосмического Приборостроения Дипломный проект Разработка схемы электрической принципиальной сетевого модуля измерителя дальности 37

Задание Разработка и составление схемы организационной структуры предприятия

Похожие: