Инструкция по делопроизводству в мбу «Управление финансово производственного обеспечения мук г. Чебоксары» I. Общие положения > Настоящая инструкция по делопроизводству в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Ч
|
Скачать 0.9 Mb.
|
|
Приложение к приказу от 25.10.2016 № 91/1
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в мБУ «Управление финансово – производственного обеспечения МУК г. Чебоксары» I. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары» (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления в учреждении и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами несекретного характера в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары» (далее – Учреждение). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03. 2015 № 526, а также с учетом положений ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и на основании действующей инструкции по делопроизводству в администрации города Чебоксары, утвержденной распоряжением администрации города Чебоксары от 03.03.2015 № 43-р. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. 1.4. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении возлагается на директора Учреждения и специалиста по организационной работе и делопроизводству. 1.5. Ответственность за состояние делопроизводства в Учреждении возлагается на директора Учреждения, который обязан: - знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией; - не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов; - рассматривать поступающие документы в день их получения и организовывать контроль за их исполнением; - требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний); - обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления. 1.6. Ведение делопроизводства в Учреждении возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям. 1.7. Исполнение настоящей Инструкции возлагается на всех работников Учреждения, они несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить директору Учреждения. 1.8. Разглашение содержания служебных документов, передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора Учреждения. 1.9. При перемещении по службе или увольнении работник Учреждения обязан передать все находящиеся у него документы главному специалисту отдела или иному должностному лицу, определенному директором, по акту приема-передачи дел. II. Документирование управленческой деятельности Деятельность Учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Учреждения, его задачами и функциями. В состав документационной базы входят: организационно-правовые документы (Устав муниципального бюджетного учреждения «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары», штатные расписания, должностные инструкции сотрудников и т.д.); правовые и распорядительные (приказы Учреждения по основной деятельности, договоры, соглашения); справочно-информационные (протоколы, акты, докладные, служебные и объяснительные записки, письма, справки, сводки, таблицы, отчеты, телеграммы, факсы и т.д.); документы по личному составу (приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.); документы бухгалтерского учета отчетности (ведомости, книги, отчеты, сметы, акты ревизий и т.д.); документы по материально-техническому снабжению (акты, предписания, инструкции и т.д.). III. Правила оформления документов 3.1. Требования к подготовке и оформлению документов 3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, нормативных правовых и организационно-распорядительных документов, иных материалов справочного характера. 3.1.2. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: 3.1.2.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам. 3.1.2.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем. 3.1.2.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. 3.1.2.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах, и употребляться в одном и том же значении. 3.1.2.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания. 3.1.2.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных правовых актах. 3.1.2.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. 3.2. Состав реквизитов документов - наименование организации; - справочные данные об организации; - вид документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место разработки или издания документа; - адресование документа; - заголовок к тексту; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - утверждение документа; - согласование документа; - подпись документа; - печать; - заверение копий документов; - отметка об исполнителе; - резолюция; - отметка о конфиденциальности; - отметка о контроле документа; - отметка об исполнении документа; - отметка о поступлении документа; - идентификатор электронной копии документа. 3.2.1. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Таблицы, планы, ведомости, графики и т.п. разрешается оформлять на листах бумаги формата А3 (297х 420 мм), резолюции – на листах формата А6 (105 x 148 мм). При подготовке документов в Учреждении используются электронные шаблоны бланков документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 30 мм – левое; 15 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. 3.2.2. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Учреждения утверждаются директором Учреждения. 3.2.3. В Учреждении применяются следующие бланки: - бланк письма Учреждения; - бланк приказа Учреждения; - общий бланк Учреждения. Образцы бланков документов Учреждения приведены в приложениях 1–3 к настоящей Инструкции. 3.2.4. В Учреждении устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа. Угловой вариант расположения реквизитов применяется для бланка письма, а продольный – для общего бланка Учреждения и бланка приказа. 3.2.5. Каждый вид бланков содержит определенный состав реквизитов: для общего бланка Учреждения: - наименование Учреждения (на чувашском и русском языках); - справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты); - отметки для проставления даты и регистрационного номера; для бланка письма Учреждения: - наименование Учреждения (на чувашском и русском языках); - справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП); - отметки для проставления даты и регистрационного номера; - отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта; для бланков приказа Учреждения: - наименование Учреждения (на чувашском и русском языках); - вид документа (на чувашском и русском языках); - отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. Наименование организации Наименование Учреждения указывается в точном соответствии с Уставом Учреждения. Наименование печатают на двух государственных языках Чувашской Республики – чувашском и русском. Наименование на русском языке печатается ниже или справа от наименования на чувашском языке. 3.3.2. Справочные данные об организации Этот реквизит включает: - почтовый адрес; - номера телефонов (факса); - адрес электронной почты - ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП. 3.3.3. Вид документа Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа в бланках печатается заглавными буквами жирным шрифтом: ПРИКАЗ. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 3.3.4. Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну, наиболее позднюю дату подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 06.07.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 06 июля 2014 г. В тексте конкретного документа используется только один из указанных способов оформления дат. 3.3.5. Регистрационный номер (индекс документа) Регистрационный номер (индекс) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации после его подписания (утверждения). Основу индексации составляют номера дел по номенклатуре дел, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются косой чертой и тире. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов по журналу регистрации обращения граждан с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69. 3.3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 3.3.7. Место разработки или издания документа Место разработки или издания документа не указывается, т.к. оно определяется по названию Учреждения. 3.3.8. Адресование документа Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам, структурным подразделениям, организациям, гражданам. При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или подведомственное учреждение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже: Управление культуры и развития туризма администрации города Чебоксары При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже: Директору МБУК «Объединение библиотек города Чебоксары» Е. В. Бондареву При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес: Сидорову С.В. ул. Гагарина, д.9, кв.22 г. Чебоксары 428000 Элементы почтового адреса указываются в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс. В случае отсутствия почтовых данных, указывается адрес электронный почты. Сидорову С.В. [email protected] При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщённо. Например: Руководителям учреждений культуры города Чебоксары При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии. Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем их количестве составляется список рассылки документа (Приложение 4). 3.3.9. Заголовок к тексту документа Заголовок к тексту документа – краткое содержание документа (не более 150 печатных знаков) – составляется ко всем документам за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк): - приказ о (создании аттестационной комиссии); - служебная записка о (необходимости проведения ценности документов); - протокол чего? (заседания экспертной комиссии); - акт о (выделении к уничтожению документов); - положение об (архиве учреждения); - должностная инструкция кого (специалиста по организационной работе и делопроизводству) - письмо о (стандарте комфортного пребывания посетителей). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п. Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Заголовок располагается слева над текстом документа. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется. 3.3.10. Текст документа Текст документа излагается русским литературным языком шрифтом Times New Roman размером № 14 с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагают от: 1-го лица единственного числа, например: приказываю…подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об….; 3-го лица единственного числа, например: МБУ «Управление финансово- производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры г. Чебоксары» считает возможным; 1-го лица множественного числа, например: Просим представить сведения…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа, например: приказываем…; решили… Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит их двух частей. В первой (констатирующей) части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом исполнительной власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа исполнительной власти, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: «В соответствии с постановлением администрации города Чебоксары Чувашской Республики от 23 мая 2013 г. № 1614 «О планах мероприятий («дорожных картах») в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности сферы культуры и дополнительного образования детей в области искусств» … Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., выделяются разделы, пункты, подпункты, которые нумеруют римскими и арабскими цифрами, например: I. Раздел 1.1. Пункт 1.1.1. Подпункт 3.3.11. Оформление приложений к документу Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к распорядительным, нормативным правовым документам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: договор №10 от 11.03.2015 (копия) в 2-х экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо МУК МК «Победа» от 21.11.2012 № 38 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 листах в 5 экз. в первый адрес. На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с обязательным указанием наименования документа, его даты и номера: Приложение 2 к приказу МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары» от 10.06.2016 № 23 Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется. 3.3.12. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения, если иное не указано в документе. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении 5. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения: УТВЕРЖДАЮ Директор МБУ «УФПО МУК г. Чебоксары» |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в контрольно-счетной палате города Череповца общие положения Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности... |
|
Администрация города Иванова Финансово-казначейское управление акт №10 Контрольный орган – финансово-казначейское управление Администрации города Иванова |
 |
Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
|
Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном... В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
|
Инструкция по делопроизводству общества с ограниченной ответственностью Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы... |
|
Настоящий Коллективный договор является правовым актом, регулирующим... Муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования Обливской детско-юношеской спортивной школе (мбу до обливская дюсш)... |
|
Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов |
|
Инструкция по делопроизводству в Муниципальном автономном общеобразовательном... |
|
Отчет о результатах контрольного мероприятия г. Губаха 20 мая 2013 г «Проверка отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности в муниципальном бюджетном учреждении «Лыжная база» |
|
Инструкция по делопроизводству Общие положения Минобразования Российской Федерации от 20 декабря 2000 года №03-51/64. Инструкция составлена в целях рациональной организации документационного... |
|
Инструкция по делопроизводству Положения Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Амурской области |
|
Инструкция по делопроизводству Общие положения Минобразования Российской Федерации от 20 декабря 2000 года №03-51/64. Инструкция составлена в целях рациональной организации документационного... |
|
Инструкция по организации антивирусной защиты в муниципальном бюджетном... Доносных программ и несанкционированных массовых почтовых рассылок, предотвращения их внедрения в информационные системы, выявления... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв приказом... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |